Über ein neues Buchungssystem können in Zukunft Termine für alle Amtsbereiche elektronisch vereinbart werden. Der kurzfristige Besuch im Rathaus soll aber trotzdem bald wieder möglich sein
Die Vergabe von Terminen im Beelitzer Rathaus soll in Zukunft noch einfacher und flexibler werden: Spätestens zum Jahresende wird das neue Online-Buchungssystem „Tevis“ an den Start gehen, an das dann alle Amtsbereiche mit regelmäßigem Publikumsverkehr angebunden werden können. Vor allem im Einwohnermeldeamt sollen damit Bürgeranliegen noch schneller bearbeiten werden. Zugleich wird es ab September, sofern es keine erneute Eindämmungsverordnung gibt, zu den Servicezeiten eine begrenzte Anzahl an freien Terminen auch vor Ort geben – sodass Bürger, so wie vormals, sich wieder am Terminal anmelden können.
Aufgrund der sogenannten Umgangsverordnung des Landes müssen öffentliche Einrichtungen ihren Besucherverkehr im Moment „steuern“, um größere Ansammlungen zu vermeiden. Dazu gehört auch die Terminvergabe, anders als zum Beispiel zurzeit beim Einkaufen oder bei Restaurantbesuchen. „Auch wenn dieses Prinzip gut läuft und der Besucherstau im Rathaus dadurch seit über einem Jahr vermieden wird, werden wir zusätzlich auch wieder Bürger ohne Termin im Rathaus empfangen“, so Bürgermeister Bernhard Knuth. Indem beides möglich sein wird – voraussichtlich ab September – können dann dringende Anliegen auch tagesaktuell erledigt werden, wenn man warten möchte.
Schon jetzt ist aber auch das möglich – mit kurzfristiger Terminvereinbarung. Täglich gegen acht Uhr werden durch die Mitarbeiter im Einwohnermeldeamt drei bis fünf, über den Tag verteilte, Nottermine zur Buchung freigestellt. Wer also dringend vor dem Urlaub noch einen Pass oder Kinderreisepass benötigt, kann davon ausgehen, dass es zeitnah klappt. Und wenn er keinen geeigneten Termin mehr bekommt, kann er es am nächsten Servicetag erneut versuchen. „Wir schaffen wir mit der Online-Terminvergabe weitaus mehr, als wenn die Leute vor der Tür warten“, sagt Frank Brade aus dem Einwohnermeldeamt. „Zu Spitzenzeiten, vor allem am Dienstag und Donnerstag ab 16 Uhr, hat es sich regelmäßig gestaut und die Bürger haben noch bis weit nach 18 Uhr warten müssen.“
Mit dem neuen Buchungssystem, das unter anderem die Rathäuser in Potsdam und in Dessau bereits verwenden, soll mehr Planbarkeit geschaffen werden. Denn die Abholung von Ausweisdokumenten braucht zum Beispiel weit weniger Zeit als deren Beantragung. Im Moment kann nur im 20-minütigen Turnus pro Sachbearbeiter gebucht werden. Auch die Zahl der Anliegen kann dann bereits im Vorfeld vom Bürger angemeldet werden. Dass die An- oder Ummeldung einer ganzen Familie zum Beispiel mehr Zeit in Anspruch nimmt als die einer einzelnen Person, wird im Moment noch nicht bei der Vergabe berücksichtigt, mit dem neuen System schon. „Wir bieten mittlerweile auch bei der Beantragung an, gleich einen Termin für die Abholung zu buchen“, berichtet Annette Laue aus dem Einwohnermeldeamt. „Und fast jeder nimmt das auch in Anspruch.“
Neben dem Einwohnermeldeamt werden auch das Gewerbe- und das Standesamt sowie die Sprechstunden des Bürgermeisters über das neue System buchbar sein. „Die telefonische Terminvergabe ist damit nicht mehr notwendig und die Mitarbeiter können sich wieder auf ihre eigentlichen Aufgaben fokussieren“, so der Bürgermeister. Das Buchungsportal biete durch die einfache Handhabung und die Einsetzbarkeit im gesamten Rathaus noch mehr Vorteile als erwartet. „Damit können wir noch bürgerfreundlicher werden – egal ob man seinen Termin im Vorfeld am Computer vereinbart, oder dann wieder wie bisher einfach so vorbeikommt.“
